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Was versteht man unter dem Begriff Homeoffice?

Homeoffice ist die Bezeichnung für eine Form des flexiblen Arbeitens. Das Gesetz verwendet dazu regelmäßig der Begriff „Telearbeit“, da es bisher keine eigene gesetzliche Definition des Begriffs „Homeoffice“ gibt.

Der Arbeitnehmer erbringt seine Arbeitsleistung gelegentlich oder auch regelmäßig in seinem Zuhause und damit außerhalb des Betriebes des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber richtet dem Arbeitnehmer dazu einen Heim-Arbeitsplatz ein oder stellt zumindest entsprechende Arbeitsmittel zur Verfügung. Außerdem werden bestimmte Regeln, zum Beispiel zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz, festgelegt.

Welche Vorteile für den Arbeitgeber bietet Homeoffice?

  • Flexible Arbeitsmodelle stärken die Marke des Arbeitgebers.
  • In Ballungszentren reduziert sich der Bedarf an vorgehaltenen Arbeitsräumen.

Welche Nachteile für den Arbeitgeber bringt Homeoffice?

  • Es entsteht ein zusätzlicher Bedarf an Arbeitsmitteln.
  • Der organisatorische Aufwand erhöht sich.
  • Das HR-Controlling wird erschwert.

Muss der Arbeitgeber Homeoffice anbieten?

Gemäß § 28 b Abs. 4 des Infektionsschutzgesetzes sind Arbeitgeber verpflichtet, Beschäftigten, welche Büroarbeit oder vergleichbare Tätigkeiten ausüben, ein Homeoffice anzubieten. Diese sich aus dem Infektionsschutzgesetz ergebende Pflicht besteht für Arbeitgeber ab dem 22. November 2021 und ist zeitlich begrenzt bis zum 31. März 2022. Eine einmalige Verlängerung um drei Monate bis 30.6.2022 ist möglich (§ 28 b Abs. 7 des Infektionsschutzgesetzes).

Haben Arbeitnehmer ein Anrecht auf Homeoffice?

Ja, siehe oben.

Können Arbeitnehmer angewiesen werden, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich ist das nicht möglich. Dies gelingt nur, wenn bereits im Arbeitsvertrag eine Regelung dazu getroffen wurde oder eine entsprechende Homeoffice-Vereinbarung geschlossen wurde, wodurch der Arbeitnehmer der Arbeit zu Hause bereits zugestimmt hat.

Wird eine schriftliche Vereinbarung zum Homeoffice benötigt?

Grundsätzlich nicht. Mündliche Absprachen sind ausreichend. Allerdings empfiehlt sich der Abschluss einer detaillierten Vereinbarung, um Missverständnissen vorzubeugen und klare Regeln für z.B. Datenschutz zu schaffen.

Welche Arbeitszeiten gelten im Homeoffice?

Ist nichts anderes vereinbart, ändert sich auch hier nichts an den betrieblichen Gegebenheiten. Allerdings ist es von Vorteil, Aspekte der Flexibilisierung der Arbeitszeit mit einzubinden. Neben bestimmten Präsenzzeiten bieten sich zusätzlich Gleitzeiten und dergleichen an. Dies hilft vor allem in jungen Familien und kann zu einer besseren Motivation beitragen. Empfohlen wird hier auf jeden Fall, eine entsprechende Zeitaufzeichnung zu organisieren.

Wie passen Arbeitsschutz und Homeoffice zusammen?

Im Homeoffice gelten die gleichen Arbeitsschutzregeln wie im Betrieb. Insbesondere muss der Arbeitsplatz den gesetzlichen Vorgaben der Tätigkeit entsprechen. Der Arbeitgeber muss auch das Homeoffice in die Gefährdungsbeurteilung einbeziehen.

Darf der Arbeitgeber das Homeoffice betreten?

Nur mit Zustimmung des Mitarbeiters. Hier gilt der besondere Schutz der Wohnung. Ein Zutrittsrecht sollte vorab vertraglich geregelt werden, damit Themen wie Datenschutz und Verschwiegenheit oder auch Arbeitssicherheit abgehandelt werden können.

Müssen Datenschutzbestimmungen auch im Homeoffice eingehalten werden?

Das Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet Arbeitgeber zu entsprechenden Maßnahmen, wie z.B. Schutzmaßnahmen zur Verhinderung des Zugriffs auf sensible Daten durch Unbefugte (Familienangehörige, Besucher). Diese Verpflichtung muss der Arbeitgeber auf die Mitarbeiter ausweiten. Denkbar sind hier zum Beispiel verschließbare Räume und Schränke und IT-Sicherheit durch Zugangssteuerung oder Passwörter. Es empfiehlt sich der Abschluss einer Datenschutzvereinbarung.

Was passiert bei einer angeordneten häuslichen Quarantäne?

Ist der Arbeitnehmer erkrankt und deshalb arbeitsunfähig, muss auch im Homeoffice keine Arbeit geleistet werden. Wurde der Arbeitnehmer jedoch nur ohne tatsächliche Erkrankung isoliert, so besteht weiterhin Arbeitspflicht.

Greift die gesetzliche Unfallversicherung auch zu Hause?

Die gesetzliche Unfallversicherung der Berufsgenossenschaften tritt auch bei Unfällen im Homeoffice ein. Die Abgrenzung zur Privatsphäre ist allerdings oftmals sehr schwierig.

Wo liegt der Unterschied zwischen einem häuslichen Arbeitszimmer und Homeoffice?

Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist ein abgeschlossener Raum, der ausschließlich beruflichen Zwecken dient. Eine private Mitnutzung muss nahezu ausgeschlossen sein. Bei der Tätigkeit im Homeoffice ist diese Abgeschlossenheit nicht erforderlich. Dabei handelt es sich vielmehr um eine Beschäftigungsart oder Organisationsform. Unterschiede ergeben sich daher in der steuerlichen Berücksichtigung.

Wie kann ich mein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen?

Handelt es sich beim Arbeitszimmer um den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung, kann der Arbeitnehmer alle darauf entfallenden Kosten als Werbungskosten ansetzen. Bildet das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit, ist es aber für die Arbeitserbringung notwendig, weil dem Arbeitnehmer beispielsweise an bestimmten Tagen kein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung steht, dann können die auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten bis zu € 1.250,00 im Jahr als Werbungskosten abgesetzt werden.

Welche Werbungskosten kann man im Fall einer Tätigkeit im Homeoffice geltend machen?

Für das Homeoffice, sofern nicht ohnehin ein häusliches Arbeitszimmer besteht, hat der Gesetzgeber eine Werbungskosten-Pauschale geschaffen. Als Arbeitnehmer kann man für jeden Tag Homeoffice einen Betrag von € 5,00 als Werbungskosten geltend machen. Diese Homeoffice-Pauschale ist jedoch auf € 600,00 im Jahr begrenzt. Diese Regelung gilt für die Jahre 2020 bis 2022. Zum Nachweis sollte eine Bescheinigung des Arbeitgebers vorliegen.

Wie wirkt sich die Homeoffice-Pauschale steuerlich aus?

Für jeden Arbeitstag, an dem (ohne häusliches Arbeitszimmer) ausschließlich im Homeoffice gearbeitet wurde, können pauschal € 5,00 als Werbungskosten angesetzt werden. Diese Homeoffice-Pauschale ist mit € 600,00 pro Jahr gedeckelt und mindert die Einkünfte und infolgedessen auch die persönliche Einkommensteuer.

Nachteilig ist jedoch, dass für die Tage im Homeoffice keine Entfernungspauschale zum Ansatz kommt. Außerdem verrechnet sich der pauschale Abzug auch mit dem Arbeitnehmerpauschbetrag. Im Einzelfall kommt es daher vor, dass keinerlei steuerliche Auswirkung gegeben ist.

Welche Kosten für das Homeoffice trägt der Arbeitgeber?

  • Beruflich veranlasste Telefonkosten des Arbeitnehmers können steuerfrei erstattet werden. Ohne Einzelnachweis sind das 20 % des Rechnungsbetrages, max. € 20,00 im Monat.
  • Kosten des Mitarbeiters für einen Internetanschluss können nur bei Anwendung der Pauschalbesteuerung von 25% steuerfrei übernommen werden.
  • Büromaterial ist ebenfalls Sache des Arbeitgebers.
  • Die IT-Kosten trägt der Arbeitgeber durch Zurverfügungstellung der technischen Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Smartphone). Die private Mitnutzung durch den Arbeitnehmer ist steuerfrei.
  • Zur Ausstattung des Homeoffice kann der Arbeitgeber die Corona-Prämie (verlängert bis 31.3.2022) als Sachprämie gewähren, sofern der Betrag von € 1.500,00 noch nicht ausgeschöpft wurde.

Wie sollte die dezentrale Arbeit technisch organisiert werden?

  • Schnelles Internet per DSL oder LTE zur Anbindung an das Unternehmen per VPN.
  • Cloudbasierte Telefonie zur parallelen Nutzung gleicher Rufnummern im Unternehmen und im Homeoffice.
  • Klare Trennung von beruflicher und privater Technik, Überlassung der Technik durch den Arbeitgeber.
  • Aus Gründen der Datensicherheit keine (Mit)Nutzung des privaten Rechners des Mitarbeiters.
  • Regelmäßige Prüfung der Technik, laufende Installation der Updates, keine Datenübernahme über externe Datenträger ohne Virencheck.

Wie sollte die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern im Homeoffice organisiert werden?

Basis jeder Zusammenarbeit ist eine intensive Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Worauf ist besonders zu achten:

  • Flexibilisierung und Anpassung des Arbeitsmodells an örtliche und persönliche Gegebenheiten;
  • vorherige Absprachen zur Leistungserwartung;
  • klare Zielvorgaben;
  • klare Absprachen zu Präsenzzeiten im Homeoffice und auch im Unternehmen;
  • Beachtung einer psychischen Gefährdungsbeurteilung im Rahmen der Betreuung der Mitarbeiter durch die besondere Situation der Isolierung im Homeoffice;
  • tägliche Ansprache und Feedback ist ein Zeichen der Wertschätzung;
  • Nutzung von Videocalls und Konferenzen;
  • Digitalisierung von Arbeitsabläufen, um die Zusammenarbeit zur erleichtern, den Zugang zu Daten und Diensten zu erleichtern und damit letztlich die Aktenhaltung im Homeoffice zu vermeiden.

Durch die Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen innerhalb kürzester Zeit Homeoffice-Konzepte in ihrer Arbeitswelt installieren. Mittlerweile gibt es umfangreiches Erfahrungswissen. Ein Überprüfen und Hinterfragen der ursprünglich eingeführten Regelungen ist daher angebracht. Wenn Sie Fragen haben, sprechen Sie uns gern an. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Stand: 12. Januar 2022

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